貸出伝票の作成

Written by Jungmin Kong

Last published at: June 16th, 2023


Send Out（貸出）の開始方法

Send Out（貸出）は、次の 3 つの方法で開始できます。

  1. サンプルモジュールの上部にある 「Send Out」 タブにカーソルを合わせ、「Create Send Out」 をクリックします。
  2. 「Send Out Manager」内で、「Create Send Out」 ボタンをクリックします。
  3. 「Sample Manager」内で必要なサンプルをキューに入れた後、「Queue Options」 ドロップダウンを使用して 「Create Send Out」を選択します。

 

ステップ 1 - 貸出情報

「Create Send Out」ステップは、次の 4 つのセクションで構成されています。

  1. Basic Delivery Details（基本配送情報）
  2. Shipping Details（配送情報）
  3. Receiving Details（着荷情報）
  4. Editorial Details（エディトリアル情報）


Basic Delivery Details（基本配送情報）

  • Staff Loan（社内移動） :「Delivery Details（配送情報）」 の下にあるチェックボックスをオンにして、発送をスタッフ貸出としてマークするかどうかできます(会社内移動であり、レポートには反映されません)。
  • Department（部署） : サンプルを送る部署を定義します。部署を選択すると、この部署の連絡先/会社、サンプル、通貨のみを選択できるようになります。
  • Currency（通貨） : 部署に基づいて通貨が自動選択されます。貸出する部署で有効になっている他の通貨を選択できます。
  • Sender（発信元） : 選択した発信元には、その時点でログインしているユーザー名の連絡先の詳細が自動的に入力されますが、ドロップダウンから他のユーザーを選択することもできます。
  • Delivery Type（貸出タイプ） : 次のオプションから選択します。
    • Loan（貸出） : 返却予定のサンプルの場合。
    • Transfer（部署内移転） : 返却される予定のないサンプル。サンプル所有者が「Transfer」選択した場合、部署の在庫からサンプルが削除されるだけでなく、所有権も譲渡されます。サンプルの所有者ではない人が「Transfer」を選択した場合、部署の在庫からサンプルが削除されるだけです。
    • Reservation（予約） : 後日サンプルを発送し、その間に他の人が送信できないように予約できます。Reservationが選択された場合、予約日オプションが選択可能になり、サンプルが予約される将来の日付を示します。
    • Exp. Return Date（返却予定日） : このフィールドを使用して、サンプルが返却される予定日を指定できます。時計アイコンを使用すると、ユーザーはDefault Loan Periodを設定して、サンプルが返される特定の日、週、月の時間枠を常に事前設定できます。これは、すべてのユーザーに適用されます。


以下のタイプは、「End Of Life」と見なされます。Sample Manager -  Inventoryから削除され、サンプルはSend-Out Reports内でのみ検出されます。

EOL 後のサンプル復元の詳細

Sample End of Life managerの詳細

  • Sale（販売） : サンプルを販売した場合。誤って販売済みとマークされた場合、在庫に戻すことができます。サンプルを販売済みとしてマークする方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
  • Return to Vendor（ベンダー返却） : サンプルをメーカーに返送する場合。誤ってReturn to Vendorとしてマークされた場合、在庫に戻すことができます。
  • Send to Archive（アーカイブ移動）:サンプルをアクティブな在庫に残したくないが、システムから削除したくない場合。 End of Life Manager および Send-Out Report からアーカイブされた在庫をいつでも表示できます。必要に応じて、サンプルを在庫に戻すことができます。
  • Write off（破損） : このオプションは、通常、サンプルが失われたり修復できないほど損傷した場合に記録するために使用されます。必要に応じて、サンプルを在庫に戻すことができます。
  • Gift（プレゼント） : インフルエンサーなど、サンプルを誰かにプレゼントした場合。必要に応じて、サンプルを在庫に戻すことができます。

「Loan」と「Transfer」のオプションの違い、およびサンプルの所有権に関する詳細については、こちらをご覧ください。


  • Requested By（依頼元） : このフィールドを使用すると、Send Outを依頼した特定の内部連絡先を指定できます。鉛筆アイコンを使用して、追加の Requested By 情報を作成できます。
  • Recipient（受取先） : サンプルが配送される受取先を選択します。連絡先は、+ アイコンを使用して作成するか、拡大アイコンを使用してContact Managerで検索できます。
  • Return Point of Contact（返却の連絡先） : サンプルを受け取る人と返却する人が異なる場合この項目に連絡先を入力します。

 


Shipping Details（配送情報）

*赤いアスタリスクが付いているフィールドはすべて必須です。

  • Method of Dispatch（配送方法） : サンプルを受取人に発送する方法を選択します。 Launchmetrics は配送業者と統合されていないことに注意してください。これはすべて内部参照用です。
  • Ship From Address（配送元）：「Department Address」（部署が選択されている場合のデフォルト）、「Alternative Company Address」(会社、自宅、またはその他を選択できます)、または「Alternative Contact Address」を選択できます。
  • Ship To Address（受取先）:選択したRecipient基づいて、その受取人に関連付けられた会社の住所が入力されます。ユーザーは、サンプルの送付先のAlternate Contact Addressまたは Alternate Company Addressesを選択できます。選択すると、「Ship To」フィールドを使用して別の住所を選択できます。Address Label Previewを編集して配送先住所ラベルに反映させる内容を編集することもできます。
  • Shipping Costs（配送料金）:発送に関する送料を追跡します。
  • Tracking Number（追跡番号）:発送に関するパッケージの追跡番号を追跡します。繰り返しになりますが、Launchmetrics は配送業者と統合されていないことに注意してください。これはすべて内部参照用です。


Receiving Details（着荷情報）

  • Handoff Samples to another department（他部署に移動）:このオプションは、サンプルを受け取っている別のシステム部署にサンプルを簡単に渡す方法です。サンプルのReturnセクションに移動して、サンプルを他のシステム部署に着荷する必要はありません。
    • これは、サンプルが社内の他の部署の同僚に物理的に引き渡される場合にのみ使用してください (つまり、サンプルをマーケティングチームのメンバーに引き渡す PR 調整など)。有効にすると、「Receiving Department（受取部署）」フィールドで、サンプルのコピーを配置するシステム部署を選択できます。複数の場所にある異なるオフィス間でサンプルを送信する場合は、このオプションを使用しないでください。
  • Pull original Air Waybill Number from the Receiving Department:この機能は管理者が有効にする必要があります。関税還付の目的で、関連する配送のログを保持するために使用されます。サンプルが関税還付の対象となる場合は、これを使用して、元の発送部署 (現在は返送を受けている部署) から作成された送付状に示されている元の航空貨物運送状番号を取得します。これにより、返されたのと同じサンプルであることを証明する紙の証跡が作成されます。


Editorial Details（エディトリアル情報）

  • 送信の目的に関する詳細情報を入力するには、Editorial Detailsフィールドに入力します。これらの詳細は必須ではありませんが、リクエストに応じて必須に設定できます。これらのフィールドを使用する利点は、貸出レポートの可視性を高めることです。
  • 「Issue（発行号）」フィールドにカスタム値を追加することもできます。サンプルがどの出版物に掲載されるかを追跡するのに役立ちます。ドロップダウンは編集可能であるため、関連のないものを削除したり、月と年を指定してさらにドリルダウンしたり、年次または半年ごとの出版物などのカスタムの問題タイプを作成したりできます.


ステップ 2 - サンプルのスキャン

サンプルは、さまざまな方法でセンドアウトに追加できます。正常に追加されたサンプルは、スキャン ログに一覧表示され、選択されたサンプル リストに表示されます。

  1. 「Input Barcode」ボックスに印刷された Launchmetrics バーコードタグを直接スキャンします。このセクションにバーコード番号を直接入力して、「Scan」クリックすることもできます。
  2. サンプルがSample Managerで直接キューに入れられている場合は、「Add Queued Samples（選択したサンプル追加） 」オプションを使用します。
  3. Create & Add Sampleを使用すると、ユーザーは新しいサンプルを作成し、このステップから直接Send Outに追加できます。
  4. Add By Look を使用すると、ユーザーは特定のコレクション用に作成された Look に基づいてサンプルを追加できます。
  5. Add from Inventory を使用すると、ユーザーは Sample Manager から直接検索して、必要なサンプルを選択できます。


送信を完了するには、 [Next Step]をクリックします。

消去

進行中のSend Outs

Send Outを開始して後で送信することも可能です。サンプルをSend Outにスキャンすると、進行中であっても別のSend Outにスキャンされなくなります。サンプルを使用したいチームの他のメンバーがいる可能性があるため、これに注意してください。

進行中のSend Outを再ロードするには、「Create Send Out」 ボタンをもう一度クリックします。「Cancel Delivery（配送キャンセル）」をクリックすると、進行中のSend Outを削除し、他のSend Outでサンプルをスキャンできるようにします。


ステップ 3 - Approve Delivery

この手順は、保留中の貸出が有効になっている場合にのみ必要です

部署が保留中の貸出を有効にするように構成されている場合、追加の承認手順が実施されます。この場合、貸出が承認される前に、Confirmed Tracking Numberが必要です。これが入力されない場合、貸出状況は「Open」ではなく「Pending」とマークされます。

  • この機能の使用例は、作成されたSend Outが物理的にオフィスを離れたときを正確に確認するための追加の手順を提供することを目的としています。
  • この「Pending step」を希望しない場合は、専任の Launchmetrics カスタマー サクセス マネージャーに相談するか、Launchmetrics サポートにお問い合わせください。

* Gateway を使用している場合、これらの手順は、ある Launchmetrics サイトから別のサイトにサンプルを loaning/transferring する場合と同じ手順です。

  • 送信ユーザーは、上記の手順を使用してSend Outを作成し、Delivery Memoを受取先と共有する必要があります。
  • 受取先は、正しい部署を選択し、貸出伝票のバーコードをスキャンしてReturnsタブに入力する必要があります。
  • 「Returning samples」マニュアルを表示するには、 ここをクリックしてください。




ステップ 4 (または 3) - ドキュメントの印刷

  • ステップ 2 (保留中の送信が有効になっている場合はステップ 3) が完了すると、送信プロセスが完了し、配信が承認されます。
  • このウィンドウから、ユーザーは次のオプションを使用できます。
    • 貸出伝票の印刷
    • プロフォーマインボイスの印刷
    • 宛名ラベルを印刷する
    • 貸出伝票に含まれる全てのサンプル バーコード ラベルを印刷